关于印发《西藏自治区住房和城乡建设厅文档管理制度（试行）》的通知

厅机关各处室、厅属各单位：

现将《西藏自治区住房和城乡建设厅文档管理制度（试行）》印发给你们，请结合本部门工作实际，认真抓好贯彻落实。

西藏自治区住房和城乡建设厅

2023年6月23日   

西藏自治区住房和城乡建设厅

文档管理制度

（试行）

一、总则

为使我厅公文运转更加科学、规范、高效，根据《党政机关公文处理工作条例》有关规定，结合我厅实际情况，制定本制度。

办公室具体负责我厅公文运转工作，厅机关各处室、厅属各部门应积极配合，保证公文运转准确、及时、安全、保密。

公文运转主要包括公文的接收、拟办、传阅、转办和归档。

区住建厅办公室目前实行电子文档和纸质文档“双轨”运行。

区住建厅办公室实行统一收文，由文档科统一接收通过电子政务内网、来文单位直送、邮寄、传真、电报等渠道转来的公文、信函。

收文中除密级件、需要办理的文件以外，均通过西藏自治区人民政府机关办公系统（以下简称OA系统）运转。

收文均由办公室文档科分类登记、编号、形成目录。

三、公文拟办与流转

（一）来文需由办公室文档科根据文件内容和性质提出办理意见，办理意见由办公室主任审签后，由收发员转送承办部门办理，重要文件应呈送厅主要领导和分管厅领导亲自批阅后转送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天拟办完，紧急文件要即阅即办。

（二）为加快文件运转，办公室文档科应在当天将文件送厅领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应将文件送到牵头部门，如需所有处室、部门阅知，应按轻重缓急依次送各处室、各部门批阅。

（三）各处室、各部门需呈阅厅党政主要领导的文件，交办公室文档科统一呈送，签阅后文档科通知领取。

四、涉密文件传阅

（一）传阅涉密文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。

（二）各处室、各部门负责人当天阅完后应在下班前将文件交办公室，切忌横传，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导批示，办公室收发员应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

五、文件督办

办公室应对各处室、各部门须办理的重要文件督办，承办部门接到文件后应立即指定专人办理，并及时将办理情况报办公室，办公室形成督办周报定期呈报厅主要领导。

五、发文管理

我厅上报下发正式文件由办公室统筹负责。

（一）发文的范围：凡是以我厅名义发出的文件、决定、决议、请示、报告、便函、会议纪要和会议简报，均属发文范围。

（二）下发文件主要用于：（1）公布规章制度；（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的相关文件；（3）公布体制机构变动或干部任免事项；（5）发布有关奖惩决定和通报；（6）其他有关重大事项；

六、发文程序与要求

（一）各部门需要发出公文的，拟搞人应填写《发文稿签》，并详细写明文件标题、发送范围、标定日期；

（二）草拟文稿必须从我厅角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。

（三）办公室对文稿进行审核和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿；

（四）经办公室审核修改后的文稿，送分管领导审签后方可交打字室编号印发；

（五）需会签的文稿，由拟稿部门送会签部门会签后编号印发；

七、文件借阅和清退

（一）各部门有关工作人员因工作需要借阅涉密文件的，应填写借阅单，待文件办理完及时归还。

（二）借阅涉密文件，不及时归还；或丢失涉密文件的，借阅人承担一切责任；　

（三）各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

八、文件归档

（一）文件的归档范围：以我厅名义形成的文件统一由办公室负责归档；其它部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。

（二）立卷要求

1、文件立卷应按照收文编号、文件标题、涉及部门、收文时间、作者、分门别类地进行整理归档。

2、立卷时，要求把文件的正本、领导签批单，附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向办公室移交，清单一式两份。（交接部门各留存一份备查）。

九、文件销毁

对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，办理销毁手续。